このブログ記事では、「カルテ」の設定・作成・管理方法をわかりやすく解説します。
初めてこの機能を使う方でも安心して設定できるように、ステップごとに詳しく説明しますので、ぜひ参考にしてください。
1.カルテ機能とは
「カルテ機能」とは、顧客の問診票や施術記録を作成・管理することができる機能のことです。
管理画面から設定・作成・管理することができ、顧客がリンクルホーム画面の「カルテ入力」から入力・確認できます。
顧客に表示せずに、管理画面で入力・管理することも可能です。
顧客に表示にしている場合は、顧客本人が確認できるものなので、編集には注意が必要です。
2.カルテ機能の設定方法
Step1
「設定」の「その他の設定」を押します。
Step2
「カルテ機能を有効にする」にチェックを入れ、「保存する」を押すことで、カルテの有効設定が完了します。
3．カルテの作成
「設定」の「カルテ設定」から、「カルテ」を作成することができます。
3-1 新規カテゴリ登録
カテゴリとは、紙カルテの1ページに相当します。
カテゴリごとにタブとして表示され、ページを切り替えるように各カテゴリのカルテ情報を閲覧・入力することができます。
step1
「新規カテゴリ登録」を押します。
Step2
・「カテゴリ名」を入力します。（問診票・施術記録など）
・「顧客へ表示」にチェックを入れると、顧客は「カルテ入力」から記入・確認できるようになります。
チェックを入れない場合は、管理画面でのみ記入・確認ができるようになります。
・「保存する」を押すことで、「新規カテゴリ登録」が完了します。
Step3
「顧客へ表示」にチェックを入れると、カテゴリ名の右横に「公開」マークがつきます。
3-2 顧客情報フィールドを追加
「顧客情報フィールド」から、顧客が「基本登録情報」に入力している内容を、カルテに反映される項目を追加することができます。
Step1
「顧客情報フィールドを追加」を押します。
Step2
追加したい項目を選択すると、自動的にカテゴリ内に追加されます。
Step3
・追加された顧客情報フィールドは、左側の三本線をドラッグ＆ドロップすることで、表示順を変更することができます。
・「顧客情報フィールド追加」の後と、「表示順変更」の後は、「表示順を保存」を押すことで、設定の保存が完了します。
3-3 新規アイテム登録
「顧客情報フィールド」にない項目をカルテに登録することができ、プルダウンや複数選択、スプレッドシート形式など、様々なタイプで登録することができます。
Step1
「新規アイテム登録」を押します。
Step2
・回答の際に表示させたい画像がある場合は画像を添付します
・「項目名」を入力します。（受付・職業・気になる部位を選択してください。など）
・タイプを選択します（詳しくは下記に記載してあります）
・「説明」が必要な場合は入力します。（顧客には表示されません）
・「顧客側で編集可能」にチェックを入れると、顧客は「カルテ入力」画面から記入・確認することができます。（チェックを入れない場合は顧客にこの項目は表示されないため、管理画面でのみ記入・確認することができます。）
・「入力が必須」にチェックを入れると、入力が必須になります。
・「保存する」を押すことで、「新規アイテム登録」が完了します。
タイプ①整数
【管理画面設定】
整数で回答できる項目に使用することができます。
（例：身長・体重・年齢など）
【顧客画面】
タイプ②数値(小数点)
【管理画面設定】
小数点を含んだ数値で回答する項目に使用することができます。
（例：身長・体重など）
【顧客画面】
タイプ③テキスト
【管理画面設定】
改行しないで回答する項目に使用することができます。
（例：職業・子名・気になる部位の症状はいつ頃からですか？など）
【顧客画面】
タイプ④改行ありテキスト
【管理画面設定】
改行して回答する項目に使用することができます。
（例：主な症状・気になるところを詳しく書いてください。・通院がある方はどのような治療を受けましたか？など）
【顧客画面】
タイプ⑤画像
【管理画面設定】
画像を挿入することができます。
【顧客画面】
タイプ⑥プルダウン
【管理画面設定】
プルダウンで回答できる項目に使用することができます。（単一選択）
（例：現症状を病院で診てもらったことはありますか？はいorいいえ）
・「新規アイテム登録」の後に、「選択肢を追加」から、プルダウンの選択肢を作成することができます。
・「テキスト入力欄を追加」にチェックを入れることで、選択した上で回答させることができます。
【顧客画面】
タイプ⑦複数選択
【管理画面設定】
複数選択で回答できる項目に使用することができます。
（例：当院を何でお知りになりましたか？SNS・看板・チラシ・広告・ご紹介）
・「新規アイテム登録」の後に、「選択肢を追加」から、複数選択の選択肢を作成することができます。
・「テキスト入力欄を追加」にチェックを入れることで、選択した上で回答させることができます。
【顧客画面】
タイプ⑧患部マーク
【管理画面設定】
前面・後面の人体画像上に丸マークを付けて回答させることができます。
【管理画面で記入】
・管理画面で「患部マーク」に記入をする場合は、丸マークの他に、ペンでの書き込み機能があります。
・丸マークに合わせてペンの色の変更、太さ変更をすることができます。
・iPadやタブレット用のタッチペンの使用が推奨されます。
【顧客画面】
タイプ⑨スプレッドシート
【管理画面設定】
・スプレッドシートを作成することができます。
・「スプレッドシート」は管理画面でのみ使用できます。
（例：来院記録・施術内容記録など）
「新規アイテム登録」の後に、「スプレッドシートエディターを開く」を押すことで、スプレッドシートを作成することができます。
仕様は一般的なスプレッドシートと同様です。
・「ロック」をすると、「顧客情報」からカルテを記入している際に、誤って初期入力の文字を消してしまうのを阻止することができます。（ロックしたセルはグレーになります）
●入力規則
「入力規制」から、「日付」をカレンダーから選ぶ仕様にすることや、「プルダウン」を作成することができます。
・日付
「日付」を選択し、「適用」を押します。
セルを選択するとカレンダーが表示されるようになります。
・プルダウン
「プルダウン」を選択し、選択しを作成して「適用」を押します。
セルを選択すると、プルダウンが表示されるようになります。
（デフォルトの文字も選択肢に作成しておくことで、間違って設定してしまった時も元に戻すことができるので、安心です。）
タイプ⑩項目名のみ
【管理画面設定】
項目名のみを表示することができます。
項目名のみを表示し、サブ項目を設定することで、見やすいカルテを作成することができます。
・「新規アイテム登録」の後に、「サブ項目を追加」を押し、「サブ項目名」を入力します。
（例：現在飲んでいる薬はありますか？など）
・「複数選択」にチェックを入れると、複数選択が可能になります。
・「その他（自由入力）を許可」にチェックを入れると、その他として自由入力が可能になります。
・「サブ項目を追加」の後に、「選択肢を追加」から、複数選択の選択肢を作成することができます。
・「テキスト入力欄を追加」にチェックを入れることで、選択した上で回答させることができます。
【顧客画面】
タイプ⑪日付
【管理画面設定】
カレンダーから日付を選択させることができます。
（初回来店日・次回予約希望日）など）
【顧客画面】
タイプ⑫日付+時刻
【管理画面設定】
カレンダーから、日付と時刻を選択させることができます。
（例：受付・次回予約など）
【顧客画面】
タイプ⑬時刻
【管理画面設定】
時刻を選択させることができます。
（例：来院時間・次回予約希望時間など）
【顧客画面】
3-4 プレビュー
「プレビュー」ボタンから、作成したカルテのプレビューをPC、スマホ画面ごとに確認することができます。
「PC」はパソコン表示プレビュー、「SP」はスマホ表示プレビューです。
4.カルテの管理
Step1
「顧客管理」から顧客の「名前」を押します。
（「予約カレンダー」→「予約押す」→「予約詳細」→「プロフィールを確認する」からも可能）
Step2
・「顧客情報」画面が表示され、カルテをカテゴリごとに確認・記入することができます。
※顧客に表示にしている場合は、顧客本人が確認できるものなので、編集に注意が必要です。
・記入・修正後は「保存」を押してください。
5.まとめ
リンクルでカルテ機能を使うことで、「予約機能」と「カルテ」を一括管理することができます。
アイテムの様々なタイプ、サブ項目を使いこなすことで、より使いやすいカルテを作成することができます。
問題が発生した場合は、いつでもサポートチームにご連絡ください。